Unsere best practice - JTL Inventur

Hintergrund

Der JTL Standardprozess sieht vor: "Mach einfach und ich sag dir, was am Ende bei herauskommt". Diese Vorgehensweise passt zu kleinen Einzelhändlern mit geringen Warenwerten ganz gut. Für Unternehmen, welche das ganze Jahr über Inventur machen sollten (rollierend), eignet sich das nicht besonders, da „normale“ Mitarbeiter auf der Fläche ständig Warenbestände oszillieren lassen. Kleine Fehler führen bereits zu massiven Verkaufsverlusten, bei Fehlbedienung. Häufig ist auch Kommissionsware auf der Fläche, wo ein Inventurverlust zwingend gesondert gebucht werden muss.

Daher haben wir im Lauf der Jahre einen abweichenden Standard-Prozess entwickelt. Dabei ist es unerheblich, ob die Inventur ad hoc, oder permanent erfolgt. Die Vorgehensweise bleibt identisch. Die Zählung kann nunmehr durch ungeschultes einfaches Personal erfolgen. Bei lokalen Differenzen wird die Zählung ohnehin wiederholt.

Ablauf

Zu je ca. 100 Artikeln legt ihr eine Inventur an und das durch das ganze Lager „rollend“.

Im Inventurkommentar gibst du dabei den erfassten Bereich an.

Ist die Zählung korrekt, wird die Inventur abgeschlossen. Ist da ein Fehler entstanden, wird der Fehler notiert und die Inventur gelöscht. Für die korrekten Lagerplätze wird die Inventur neu angelegt und durch Übernahme der soll Bestände abgeschlossen. Die defekten Lagerplätze werden in eine neue Inventur überführt und erneut gezählt

Wird der Fehler aus dem ersten Durchlauf exakt wiederholt passieren zwei Dinge:

1. Szenario – Überbestand: Der überschüssige Artikel wird zunächst auf den Sperrlagerplatz „Inventur Fehlbestand“ umgelagert.
2. Szenario – Unterbestand: Es wird zunächst geprüft, ob unter „Inventur Fehlbestand“ noch Bestand dieses Artikels liegt liegt (also zuvor auf den falschen Platz gebucht wurde).
1. Ja: Umlagern aus dem Lagerplatz „Inventur Fehlbestand“ auf diesen Platz
2. Nein: Artikel aus dem Platz nehmen und in die Transportbox „Inventur Klärplatz“ legen, wenn zu erwarten ist, dass der Artikel auf einem anderen Platz gebucht sein müsste. Wenn das nicht zu erwarten ist, mit einer Inventurdifferenzbuchung abschließen

Wird der Fehler nicht wiederholt oder erneut eine Abweichung fest gestellt, wird die Zählung verworfen, bis zwei aufeinander Folgende Zählungen dasselbe Resultat ergeben oder den Soll-Bestand bestätigen.

Wenn man das rollierend über das ganze Lager durchgeführt hat, stimmen die physikalischen Bestände exakt mit den gebuchten überein. Physikalische Überhänge liegen nunmehr in der Transportbox „Inventur Klärplatz“, gebuchte Überhänge liegen auf dem Lagerplatz „Inventur Fehlbestand“.

Bis hier her hat im best case keinerlei Plus- oder Minus-Buchung stattgefunden, sondern sich lediglich die Lagerplatzzuordnung korrigiert.

Zum Abschluss wird nun eine 0-Inventur auf den Lagerplatz „Inventur Fehlbestand“ durchgeführt und abgeschlossen und die Restmenge in der Transportbox „Inventur Klärplatz“ per Inventur gezählt.

Vorteil / Nachteil dieser Vorgehensweise:

• Nachteile:

• Etwas aufwendiger als mit dem Standardprozess
• Mehrfachzählungen bei Differenzen

• Vorteile:

• Lagerplätze können sich gegenseitig ausgleichen ohne eine Plus- & Minusbuchung zu erzeugen und lassen somit das Lagerbuch ungebrochen
• Mitarbeitern kann die Berechtigung entzogen werden Plus- & Minusbuchungen durchzuführen
• Einfachere Etablierung eines 4-Augen-Prinzips, da die Buchungsvorgänge besser kontrolliert werden können.

Parameter:

Die eingangs beschriebenen 100 Artikeln sind best practice, keinesfalls fix. Hier ist einfach eine Abwägung zwischen, Kontrollierbarkeit und Durchgängigkeit einer Zählung zu treffen. 100 entspricht damit einem Vorgang, der in einer Konzentrationsphase gut durchführbar ist (je nach Artikelgröße und -beschaffenheit).

Schematischer Ablauf

(Hinweis: Das nachfolgende Ablauf-Diagramm wurde aus dem oben stehenden Text vollautomatisch generiert)